Über das PEPPOL-Netzwerk können zahlreiche Geschäftsdokumente (Belege), wie z.B. Rechnungen, zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden europaweit (und inzwischen) darüber hinaus vollautomatisch elektronisch ausgetauscht werden.

Die PEPPOL-ID (PEPPOL Participant Identifier) dient im PEPPOL-Netzwerk der eindeutigen Identifikation von Netzwerk-Partnern. Mithilfe der Empfänger- bzw. Receiver-ID wird der richtige Server gefunden, an den der Empfänger angeschlossen ist. Das System ist in etwa mit dem Routing im world wide web vergleichbar. Ist es dort der Domain-Name, über den die beteiligten Computersysteme herausfinden, wo auf der Welt der jeweils gesuchte Webserver steht, so nimmt diese Rolle im PEPPOL-Netzwerk die weltweit eindeutige PEPPOL-ID ein.

Aber auch der Sender benötigt eine ID, damit der Empfänger feststellen kann, woher die Nachricht kommt. Sender-ID und Empfänger- bzw. Receiver-ID sind gleich aufgebaut. Jeder Empfänger kann auch als Sender agieren.
Ein Präfix legt fest, welches Nummernsystem (welcher Nummernkreis) verwendet wird. So steht z.B. das Präfix 0088 für die GLN-Nummer oder das Präfix 9930 für die europäische Umsatzsteuer-ID. 0204 steht für die so genannte Leitweg-ID, eine Nummer, mit der deutsche Behörden gekennzeichnet werden. Über die Kombination der von PEPPOL vergebenen Präfixe mit bereits vorhandenen Nummernsystemen ergibt sich dann die gewünschte weltweite Eindeutigkeit.

Beispiele:
9930:DE190439663 = PEPPOL-ID des EDICENTER (Verwendung der Umsatzsteuer-ID)
0088:4035377000007 = PEPPOL-ID des EDICENTER (Verwendung der GLN)
0204:991-14154-78 = PEPPOL-ID der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin
0204:991-07500-58 = PEPPOL-ID des Hauptzollamtes Potsdam

Leitweg-ID‘s dienen speziell dazu, dass elektronische Rechnungen, sogenannte XRechnungen, korrekt an das angeschlossene Freigabesystem der jeweiligen Behörde adressiert werden. Die Weiterleitung erfolgt hier durch die Zentralen Rechnungseingangsplattformen des Bundes (ZRE und OZG-RE). Jede Leitweg-ID setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen (mit Beispielen in Klammern): Globaladressierung (991), Feinadressierung (14154) und Prüfziffer (78).

 

Elektronische Rechnungsstellung ist ein Thema, das in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen hat und bereits in zahlreichen Ländern mit einer Reihe neuer Gesetze verpflichtend umgesetzt wurde oder in den kommenden Jahren geplant ist.

Auch in Frankreich hat diese Entwicklung Fahrt aufgenommen und wird in Zukunft einen entscheidenden Anteil im buchhalterischen Gefüge einnehmen.

Frankreich hat die neue E-Invoicing-Richtlinie für B2G „Business-to-Government“ schon mit Beginn des Jahres 2017 eingeführt. Bereits mit Januar 2020 wurde diese Richtlinie rechtmäßig gültig zur Anwendung. Durch den elektronischen Rechnungsprozess werden Manipulations- und Betrugsrisiken reduziert. Dies trägt zu einer erhöhten Integrität der steuerlichen Informationen bei. Ein weiterer Vorteil besteht in der Senkung der Kosten für die Steuerprüfung.

Was ändert sich?

Die Einführung der E-Invoice in Frankreich bringt ab 1. Juli 2024 grundlegende Veränderungen mit sich. Dann müssen Unternehmen in der Lage sein, derartige Rechnungen auf elektronische Weise zu empfangen und müssen diese (je nach Unternehmensgröße) bis spätestens 2026 selbst ausstellen können. Die elektronische Rechnungsstellung ist dann verpflichtend und betrifft neben dem Verkehr mit den Regierungsbehörden (B2G) vor allem den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).

Anforderungen für den Versand bzw. Empfang von elektronischen Rechnungen

Um den Versand und Empfang von E-Rechnungen in Frankreich zu gewährleisten, müssen Unternehmen bestimmte Anforderungen erfüllen. Hierzu gehört die Registrierung bei einem zertifizierten E-Rechnungsdienstleister, der die technische Infrastruktur für den elektronischen Rechnungsversand bereitstellt. Alle Umsätze müssen ab dem genannten Zeitpunkt mittels E-Invoicing übermittelt werden.

Wichtig ist, dass die E-Rechnungen der EU-Norm 16931 entsprechen. In diesem Rahmen sind drei Formate zugelassen: UBL, CII und Factur-X.

Derzeit gibt es zwei Wege, E-Rechnungen zu übermitteln. Entweder Unternehmen nutzen die vorgegebene Plattform „Chorus Pro“, ein staatliches Portal oder sie nutzen die „Partner-Dematerialisations-Plattform“, kurz „PDP“ zur Übermittlung aller relevante Informationen. Diese verfügen über die notwendigen Informationen, die durch das System einfach übertragen werden können.

Welche Fristen gibt es?

Große Unternehmen sind dazu verpflichtet, bereits ab dem 1. Juli 2024 elektronische Rechnungen zu empfangen und zu versenden. Diese Unternehmen haben in der Regel eine größere Geschäftsstruktur und ein höheres Transaktionsvolumen, wodurch die Regelung einfacher umgesetzt werden kann. Mittelgroße Unternehmen haben etwas mehr Zeit, um sich anzupassen. Sie müssen spätestens ab dem 1. Januar 2025 bereit sein. Kleine Unternehmen hingegen haben müssen spätestens ab dem 1. Januar 2026 elektronische Rechnungen empfangen und versenden können.

PEPPOL-Anbindung

Es ist wichtig, die rechtlichen und steuerlichen Anforderungen im Kontext der E-Invoice zu beachten und die erforderliche Archivierungspflicht zu erfüllen. Die Interoperabilität der Plattformen und die Anbindung an das PEPPOL-Netzwerk ermöglichen einen nahtlosen Austausch von elektronischen Rechnungen mit internationalen Partnern.

Abschließend noch wichtig: Unternehmen in Frankreich dürfen ab der Umstellung keine Rechnungen mehr über den Direktversand an Kunden übermitteln. Dies wird mit hohen Bußgeldern abgestraft, weshalb sich ein früher Umstieg definitiv bezahlt macht.

Sie haben Fragen zu E-Invoicing und PEPPOL? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Rufen Sie uns unter der Telefonnummer 0821 24659-0 oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

Was ist eine BMEcat Datei?

BMEcat ist ein auf XML-basierter Standard, der 1999 auf Initiative des Bundesverbands Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.V. (BME) zum Austausch von Produktkatalogdaten im B2B-Bereich entwickelt wurde.

Dieses Format gibt also eine standardisierte Struktur zur Datenübertragung vor. Es wird sowohl für die Übermittlung von reinen Produktkatalogen (auch mehrsprachig oder in verschiedenen Währungen), als auch zahlreichen multimedialen Formaten wie Filme, Musik sowie Dienstleistungen genutzt. BMEcat gibt es in zwei Versionen – Version 1.2 aus dem Jahr 2001 und Version 2005. Damit können die Produktdaten inkl. logistischer Informationen, Produktbilder, Datenblätter oder Gebrauchsanweisungen sowie Preisaktualisierungen in allen gängigen PIM-Systemen („Product Information Management“) automatisch integriert werden.

Die Datenübertragung im BMEcat-Standard ermöglicht außerdem eine automatische Bestückung von Onlineshops oder elektronischer Marktplätze und unterstützt auch die elektronischen Beschaffungsprozesse großer Unternehmen.

Die Strukturierung der Daten erfolgt mit Hilfe folgender Eigenschaften:

  • CATALOG – Versions- und Lizenzinfos sowie Sprache
  • SUPPLIER – Lieferantendaten
  • BUYER – Daten des Abnehmers des Produktkataloges
  • AGREEMENT – Vertragsdaten, wie z.B. Gültigkeit von Preisen
  • PRODUCT – Produktattribute
  • PRODUCT PRICE – Produktpreise
  • VARIANTS – Infos zu Produktvarianten, z.B. Verpackungsgrößen

Dropshipping (oder auch Streckengeschäft genannt) ist ein Geschäftsmodell, bei dem nicht der Händler selbst, sondern der Hersteller die Ware direkt an den Kunden verschickt.

Drei gute Gründe für Dropshipping aus Händler-Sicht:

  1. Die Bezahlung der Ware durch den Händler erfolgt erst, nachdem die Ware verkauft wurde.
  2. Es ist kein Lager beim Händler notwendig.
  3. Es ist keine eigene Versandabwicklung erforderlich.

Der Händler setzt sein Know-How im Verkauf der Waren ein und der Lieferant bzw. Produzent wickelt den Versand und/oder die Inbetriebnahme der Waren beim Kunden ab. Das spart nicht nur Kosten, sondern ermöglicht auch eine deutlich schnellere Bestellabwicklung ohne unnötige Zwischenlagerung und -versand.

EDI und Dropshipping

EDI ist mittlerweile eine Voraussetzung bei den modernen Dropshipping-Prozessen. Nur mit einem standardisierten Datenaustausch über spezielle Schnittstellen und ohne manuelle zeitaufwendige Eingriffe kann eine schnelle Bestellabwicklung funktionieren. Nach dem Eingang der Kundenbestellung kann der Händler eine EDIFACT-ORDERS an seinen Lieferanten oder Hersteller abschicken, dieser schickt dann eine ORDRSP (order response) mit dem aktuellen Status (z.B. Bestellannahme, Korrektur oder Stornierung) an Händler zurück und, sobald die Ware zum Versand bereit steht, auch eine DESADV (despatch advise, Lieferavis) mit einer entsprechenden Sendungsverfolgung. Auch der spätere Versand der Rechnung erfolgt automatisiert in Form einer INVOIC-Nachricht.

Nützliches Add-On für den Händler

Bei einigen EDI-Anbietern hat der Händler zusätzlich die Möglichkeit, seine Standard- Einkaufsprozesse (außerhalb des Dropshippings) mit Hilfe von EDI zu vereinfachen. In einem speziellen Portal (ähnlich wie in einem Onlineshop) kann er die Produkte seiner Lieferanten mit allen notwendigen Informationen online sehen und sich einen Warenkorb zusammenstellen. Das System teilt diesen automatisch in einzelne EDI-Bestellungen auf und schickt dann je eine EDI-ORDERS raus. Diese Lösung ist schnell, sicher und kosteneffizient.

Wir vom EDICENTER bieten unseren Kunden eine vollumfassende Lösung im Bereich EDI an – egal ob EDI-Anbindung, WebEDI oder EDI-Shop. Fragen Sie uns und wir finden eine individuelle Lösung für Ihr Anliegen.

Die elektronische Rechnung in Spanien ist für alle Lieferanten von öffentlichen Auftraggebern seit 2015 verpflichtend und muss an die PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas) im XML-basierten FacturaE-Format gesendet werden. Seit 2018 müssen dabei alle Rechnungen über 5.000 € über die FACeB2B-Plattform verpflichtend eingereicht werden. Alle anderen Unternehmen können diese Plattform ebenfalls nutzen, für sie ist das jedoch nicht verpflichtend.

Auf einen Blick:

E-Rechnung verpflichtend: ja
Standard: FacturaE
Plattform: FACe, FACeB2B
Elektronische Signatur: ja, für die Rechnungen an die öffentliche Verwaltung
Archivierung: ja, 5 Jahre

Übermittlung von elektronischen Rechnungen

Haben Sie Fragen zur E-Rechnung oder zur EDI-Anbindung Ihres Unternehmens? Wir vom EDICENTER betreuen seit 24 Jahren Kunden aus Industrie und Handel und kennen ihre Anforderungen. Wir helfen auch Ihnen und finden eine individuelle EDI-Lösung für Ihr Unternehmen.

Den Übergang vom manuellen Versand hin zum elektronischen Datenaustausch betrachten viele Unternehmen als sehr kompliziert und schieben ihn deshalb über längere Zeit vor sich her. Dabei bietet EDI enorme Vorteile, spart nicht nur Zeit, Geld und menschliche Ressourcen, sondern optimiert und beschleunigt zahlreiche interne Prozesse sowie die Kommunikation mit dem Geschäftspartner.

Um ein erfolgreiches Ergebnis bei der EDI-Implementierung zu erzielen, müssen die Verantwortlichen ein paar Schritte gründlich planen:

  • Als erstes geht es darum, den richtigen EDI-Dienstleister zu finden. Bei der Auswahl sollte man darauf achten, dass der EDI-Provider über ausreichend technisches Know-how, umfangreiche und langjährige Erfahrung und idealerweise ein breites Partnernetzwerk verfügt, ein umfassendes Monitoring von Prozessen anbieten kann sowie bei Fragen und Problemen problemlos zur Verfügung steht (echter Service statt Call-Center).
  • Anschließend sollte man einen Zeitrahmen für das Projekt festsetzen, in dem das gewünschte Ergebnis erreicht werden kann.
  • Im gemeinsamen Projektplan sollte außerdem die Reihenfolge für die EDI-Anbindung der Geschäftspartner definiert werden. Das können am besten die unternehmenseigenen Mitarbeiter umsetzen, da sie das Wissen über das eigene Partnernetzwerk und die Abläufe haben. Dabei sollten Faktoren wie Nachrichtenanzahl, die regelmäßig ausgetauscht werden, Dringlichkeit der Umsetzung, Standort etc. berücksichtigt werden.
  • Nachdem alle Anforderungen und Ziele festgesetzt wurden, erfolgt die technische Umsetzung durch den EDI-Dienstleister (dazu gehört u.a. Mapping-Setup, Testen etc.). In der Regel fährt man zunächst einen so genannte Parallelbetrieb, bei dem die Nachrichten sowohl über EDI als auch über den alten Kanal ausgetauscht werden. So reduziert man das Risiko von Fehlern oder gar, dass etwas verloren geht.
  • Erst wenn die Implementierung ausreichend bei allen Beteiligten getestet wurde und fehlerfrei funktioniert, kann man in den Live-Betrieb übergehen.

Sie möchten mehr über die EDI-Anbindung wissen? Hier erfahren Sie mehr!

EDI-Implementierung

EDI wird in verschiedenen Branchen eingesetzt – von Handel und Industrie über die Automobilbranche bis hin zu den Finanzdienstleistungen. Um hier die Besonderheiten von unterschiedlichen Geschäftsprozessen optimal abzudecken, wurden mit den Jahren unterschiedliche EDI-Nachrichtenstandards für jede Branche herausgearbeitet.

EDI im Handel

Der Einzelhandel gehört zu den ersten Branchen, die EDI in ihren Geschäftsprozessen eingesetzt hatten. Um wettbewerbsfähig zu bleiben und schnell auf die Nachfrage auf dem Markt zu reagieren, waren die Händler schon sehr früh daran interessiert, ihre papierbasierten Vorgänge durch den elektronischen Dokumentenaustausch zu ersetzen. Zu den gängigsten EDI-Standards gehören hier EDIFACT/EANCOM und TRADACOM.

EDI in der Automobilbranche

Globale Herstellungsprozesse und etablierte Prozesse wie Just-in-Time haben im Bereich Automotive schon früh dazu geführt, auf den papierbasierten Dokumentaustausch zu verzichten und die Geschäftsvorgänge schnell elektronisch umzusetzen. EDI ist für Automotive längst unverzichtbar, um einen reibungslosen Ablauf zwischen allen Beteiligten zu gewährleisten. Hier gehören VDA, ODETTE, ANSI X12 oder auch EDIFACT zu den typischen EDI-Standards.

EDI in der Logistik

Globalisierung, steigende Konkurrenz … das sind nur ein paar Begriffe, die eine transparente Kommunikation und einen schnellen Informationsaustausch zwischen den Partnern enorm wichtig machen. Die Bedeutung von EDI in einer modernen Lieferkette ist daher nicht zu unterschätzen. EDI gewährleistet hier einen reibungslosen Datenaustausch in Echtzeit, um mögliche Probleme und Verzögerungen in der Logistik schnell zu erkennen und zu lösen. Zum EDI-Standard zählt hier EDIFACT / EDIFOR.

EDI mit EDICENTER

Wir vom EDICENTER arbeiten seit vielen Jahren mit zahlreichen Kunden aus verschiedensten Brachen zusammen, z.B. Automotive, Handel, Fertigungsindustrie, Logistik, Bankwesen, Landwirtschaft etc. und kennen uns mit jedem EDI-Standard aus. Einen Auszug aus unseren Kundenreferenzen finden Sie bereits auf unserer Webseite – hier.

Suchen Sie nach einem erfahrenen EDI-Dienstleister? Wir helfen Ihnen gerne weiter! Rufen Sie uns unter der Telefonnummer 0821 24659-0 oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

Was ist Supply Chain Management?

Supply Chain Management (SCM) steht für unternehmensübergreifende Planung und Steuerung von Informations-, Waren- und Zahlungsflüssen über die gesamte Lieferkette vom Kunden zum Lieferanten und ist heutzutage viel mehr als nur reine Logistik.

Zu den wichtigsten Aufgaben von SCM zählen:

  • Ausrichtung am Kundenbedarf,
  • Ressourcen- und Kostenoptimierung,
  • Entwicklung einer anpassungsfähigen Lieferkette.

Das bedeutet, dass die Prozesse in erster Linie nach der aktuellen Nachfrage von Endkunden ausgerichtet werden – das bietet mehr Flexibilität in den Beschaffungsprozessen. Die Lieferanten können auf ihrer Seite eine bedarfsorientierte Produktion aufbauen und das senkt Kosten und spart Ressourcen. Ein erfolgreiches Supply Chain Management setzt somit eine unternehmensübergreifende Zusammenarbeit, offene Kommunikation, gesteigerte Reaktionsfähigkeit und klare Prozessregeln voraus. Nur wenn alle Beteiligten ein gemeinsames Ziel verfolgen, können auch so komplexe Lieferketten reibungslos funktionieren.

Welche Rolle spielt EDI im Bereich des Supply Chain Managements?

Die modernen Lieferketten sind von einer komplexen Prozessabwicklung und zahlreichen Partnern geprägt. Ohne den Einsatz des elektronischen Datenaustausches (EDI) wäre eine fehlerfreie Abwicklung gar nicht möglich. Denn Supply Chain Management ist heute nicht nur ein reiner Fluss von Waren vom Lieferanten zum Kunden, sondern auch ein komplexer Informations- und Datenfluss: von der Übermittlung von Produktdaten über die automatisierte Verarbeitung von Bestellungen bis hin zu den Zahlungen. Um hier eine unterbrechungsfreie Kette gewährleisten zu können, müssen alle benötigten Informationen und gegebenenfalls auch kurzfristigen Änderungen schnellstmöglich an alle Beteiligten übermittelt und verarbeitet werden. Das alles wäre mit einer manuellen Bearbeitung nicht realisierbar.

Erfahren Sie hier über die zahlreichen Vorteile der EDI-Anbindung!

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Was ist eine AS2-Übertragung?

AS2 (Applicability Statement 2) ist ein weit verbreitetes Übertragungsprotokoll, welches das Internet zum Austausch von EDI Nachrichten benutzt und damit eine kostengünstige und gleichzeitig sichere Nachrichtenübertragung zwischen den Geschäftspartnern ermöglicht.

Die Nachrichten werden in einem digitalen „Umschlag“ verschlüsselt und signiert vom Sender zum Empfänger über das Internet per AS2-Protokoll geschickt. Der Empfänger bestätigt den Eingang der Nachricht mit einer Empfangsnachricht (MDN – Message Disposition Notification). Somit wird die ordnungsgemäße Datenzustellung sichergestellt.

Was sind die Vorteile einer AS2-Übertragung?

  • Geringe Kosten
  • Schnelle Datenübertragung
  • Automatische Benachrichtigung über die Zustellung bzw. Fehlerprotokoll
  • Sichere Übertragung durch Verschlüsselung

Für eine AS2-Verbindung werden eine AS2-fähige Software, digitale Zertifikate und Schlüssel benötigt, die einen sicheren Datenaustausch gewährleisten sollen.

Wie funktioniert AS2?

AS2 Übertragung

AS2 Übertragung

 

Weitere Übertragubngsprotokolle:
• Businessmail X.400
• FTP/sFTP
OFTP2

Seit vielen Jahren definiert der Verband der deutschen Automobilindustrie (VDA) einheitliche Standards, die als Grundlage für die Lieferketten zwischen den Automobilherstellern und ihren Lieferanten dienen. Hier werden neben Standards wie Angebote, Lieferabruf, Lieferavis oder sonstigen Datenübertragungen auch die Abrechnungsprozesse einheitlich gestaltet. Für diesen Zweck wurde der Standard VDA 4938 entwickelt. Er ersetzt zwei ältere VDA Standards – VDA 4908 (Datenfernübertragung von Gutschriftanzeigen) und VDA 4906 (Datenfernübertragung von Rechnungen), die bereits vor über 25 Jahren verabschiedet wurden und nicht mehr aktuell sind.

Der Standard VDA 4938 vereinheitlicht den Versand von Rechnungen und Gutschriften zwischen den Unternehmen elektronisch mit Hilfe von EDI nach geltenden rechtlichen Anforderungen.

Dieser Nachrichtenstandard ist in fünf Bestandteile aufgeteilt:

  • Teil 1: Prozessrahmenwerk beschreibt den Prozess des Austausches von elektronischen Rechnungen mit EDIFACT im Allgemeinen.
  • Teil 2: Global INVOIC Anwendungsbuch beschreibt den einheitlichen Austausch von Rechnungsdaten mit INVOIC-Nachricht.
  • Teil 3: XML-Anwendungshandbuch beschreibt den Rechnungsaustausch mit KMUs.
  • Teil 4: Frachtrechnung beschreibt den Datenaustausch von Rechnungsdaten für Transportdienstleistungen.
  • Teil 5: Fehlerkommunikation für Abrechnungsdokumente.

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