Professionelle Umsetzung von XRechnung und Peppol

Müssen auch Sie rechtskonforme elektronische Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen verschicken und suchen Sie hierfür nach einem zuverlässigen Dienstleister, der Sie dabei unterstützt? Dann sind Sie bei uns genau richtig! 

So haben wir z.B. bereits 2011/2022 eine Reihe von kleineren und mittleren Lebensmittellieferanten an staatliche bzw. kommunale Küchen angebunden. 2023 stellten wir unter anderem den E-Rechnungs-Versand eines Arzneimittelherstellers an diverse Kliniken vollständig auf UBL 2.1 und XRechnung via Peppol um.

In jedem Land gibt es eine so genannte „Peppol Authority“. In Deutschland ist das die „Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)“. Dort ist das EDICENTER registriert. Denn wir sind ein offizielles Peppol-Mitglied und betreiben als Peppol Certified Service Provider bereits seit 2021 einen eigenen Peppol Access Point.

Unsere Kunden können über uns ihre Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen etc. nach Peppol-Standards mit den jeweiligen Behörden national, aber auch international, schnell und sicher austauschen.

E-Rechnung international

Hier finden Sie nur eine kleine Auswahl an länderspezifischen Informationen. Als zertifizierter Peppol Access Point binden wir alle Länder an. Fragen Sie einfach an!

Die XRechnung wurde von Expertinnen und Experten aus Bund, Länder und Kommunen als deutsche Ausprägung der EU-Norm EN16931 („eInvoice“) entwickelt. Diese Norm soll die Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung europaweit vereinheitlichen. Die XRechnung kann über das Peppol-Netzwerk jeder Behörde, jedem öffentlichen Auftraggeber innerhalb (und zunehmend auch außerhalb) der EU zuverlässig und rechtssicher zugestellt werden.

Um XRechnungen über Peppol übermitteln zu können, benötigt man einen zertifizierten Zugangspunkt. Das EDICENTER ist ein offizielles Peppol-Mitglied und ein zertifizierter Peppol Access Point.

XRechnung-FAQ

Thomas Hacker beantwortet vier typische Fragen rund um XRechnung.

Zurzeit gibt es eine Pflicht zur XRechnung nur im öffentlichen bzw. staatlichen Bereich (B2G). Aufgrund verschiedener Übergangsfristen betrifft es noch nicht alle Einrichtungen. Begonnen wurde mit der Umsetzung beim Bund, dann bei den Ländern und zuletzt auf den unteren Ebenen (kommunal). Ihr B2G-Kunde wird also Papier oder PDF früher oder später nicht mehr akzeptieren, also Ihre Rechnungen auch nicht mehr bezahlen. Auf absehbare Zeit wird es hiervon keine Ausnahmen mehr geben.

Frühestens 2025 soll eine Form der E-Rechnung (das ist der Oberbegriff für alle Formen der elektronischen Rechnung) auch im kommerziellen Bereich (B2B) Pflicht werden, vermutlich auf Basis des Formats XRechnung.

XRechnung und ZUGFeRD sind nicht das gleiche, können aber unter bestimmten Bedingungen kompatibel sein. ZUGFeRD ist eine PDF-Datei mit einer unsichtbar eingebetteten (embedded) elektronischen Rechnung. Diese kann das Format XRechnung haben.

Ein ZUGFeRD kann also eine XRechnung enthalten. Sofern der Empfänger in der Lage ist, diese XRechnung aus dem ZUGFeRD zu extrahieren, kann es also als gleichwertig betrachtet werden.

Eine XRechnung ist eine XML-Datei, die nach ganz bestimmten und ziemlich komplexen Regeln aufgebaut ist. Wenn diese exakt eingehalten sind, bezeichnet man sie als valide. Nur valide, am besten von Ihrem ERP-System bereits geprüfte, XRechnungen dürfen versendet werden.

Wie Sie eine XRechnung versenden können, hängt von den Möglichkeiten des Empfängers ab. Es gibt Lösungen über das so genannte Peppol-Netzwerk, aber auch klassische Protokolle wir AS2 oder FTP. Als Email-Anhang ist es zwar technisch möglich, aber nicht zu empfehlen. Wenn Sie mehrere XRechnungs-Empfänger als Kunden haben, kann es sein, dass Sie verschiedene Übertragungsprotokolle benutzen müssen. Zu Vereinfachung können Sie einen EDI-Provider und Peppol-Service-Provider wie das EDICENTER beauftragen, der das alles für Sie regelt. In diesem Fall laden Sie alle XRechnungen zum Server Ihres Providers hoch (das kann automatisiert werden) und er kümmert sich um den Rest.

Alles, was Sie über die XRechnung wissen müssen

  1. Was ist eine XRechnung?
  2. Welche Unternehmen müssen XRechnungen versenden?
  3. Wie können XRechnungen versendet werden?

Was ist eine XRechnung?

Die XRechnung ist ein XML-basiertes Datenmodell. Der Standard wurde von Expertinnen und Experten aus Bund, Länder und Kommunen als deutsche Ausprägung der EU-Norm EN16931 („eInvoice“) entwickelt. Diese Norm soll die Rechnungstellung an die öffentliche Verwaltung europaweit vereinheitlichen. Die XRechnung kann über das Peppol-Netzwerk jeder Behörde, jedem öffentlichen Auftraggeber innerhalb (und zunehmend auch außerhalb) der EU zuverlässig und rechtssicher zugestellt werden.

Die Vorteile einer elektronischen Rechnung liegen auf der Hand:

  • Elektronische Rechnungen sparen Zeit, Platz und Geld.
  • Eine elektronische Rechnung ist schneller erstellt und verschickt als Papierrechnungen.
  • Die Rechnungen sind schneller beim Kunden und können daher früher bezahlt werden.
  • Die Archivierung spart Platz sowie Kosten.

Welche Unternehmen müssen XRechnungen versenden?

Alle Unternehmen, die Aufträge von der öffentlichen Hand erhalten.

Inzwischen dürfen Unternehmen innerhalb der Europäischen Union ihre Rechnungen nur noch in zugelassenen „eInvoice“-Formaten stellen. Die Behörden sind verpflichtet, diese anzunehmen.

Die Umsetzung unterscheidet sich auf Länderebene (XRechnung ist der Name in Deutschland).

Wie können XRechnungen versendet werden?

Voraussetzung für jede Übertragung ist eine eindeutige Empfängerkennung, in Deutschland die sogenannte Leitweg-Identifikationsnummer. Diese Leitweg-ID ermöglicht die zuverlässige Adressierung an die jeweilige Behörde.

Zu den möglichen Übertragungskanälen gehören:

  • Peppol

Um XRechnungen über Peppol übermitteln zu können, benötigt man einen zertifizierten Zugangspunkt. Das EDICENTER ist ein offizielles Peppol-Mitglied und ein zertifizierter Peppol Access Point.

  • E-Mail:

Diese „Notlösung“ funktioniert nur innerhalb Deutschlands und nur übergangsweise, weil die Umsetzung von Peppol hierzulande der EU ein wenig „hinterherhinkte“.

  • Upload:

Eine Rechnung gemäß EU-Norm kann in Deutschland manuell ins Portal des Bundes hochgeladen werden. Voraussetzungen sind die Registrierung und Freischaltung. Das ist aufwändig und damit nur für Unternehmen sinnvoll, die nur sehr selten eine XRechnung versenden.

Peppol umfassend erklärt

Inhaltsverzeichnis:

  1. Was ist Peppol?
  2. Wie ist das Peppol-Netzwerk aufgebaut und was ist ein Peppol Access Point?
  3. Was ist die Peppol-ID?
  4. Die Vorteile von Peppol im Überblick

Mit Peppol steht für Europa (und darüber hinaus) ein neuartiges grenzüberschreitendes Netzwerk zur Verfügung, das den vollautomatischen Austausch elektronischer Dokumente und die Bündelung elektronischer Beschaffungsprozesse vereinfacht. Für den erfolgreichen Datenaustausch werden eine Peppol-ID und weitere Identifikatoren benötigt. Ins Leben gerufen wurde Peppol ursprünglich, um auch KMU den Zugang zu öffentlichen Ausschreibungen zu ermöglichen und den digitalen Geschäftsverkehr voranzutreiben.

Was ist Peppol?

Das Projekt „PEPPOL“ startete 2008 mit 17 Projektpartnern aus der europäischen Union. Die Abkürzung stand ursprünglich für „Pan-European Public Procurement Online“ und hat sich inzwischen zu einem offenen Netzwerk etabliert, das nicht nur für Regierungen und Behörden (B2G – business to government), sondern auch für rein kommerzielle Anwender (B2B) interessant geworden ist. Die neue Art des digitalen Austauschs umfasst nicht nur E-Rechnungen, sondern viele weitere Prozesse der Bestellabwicklung und der Logistik, wie z.B. Bestellungen, Artikel- und Preiskataloge, Lieferavise oder Statusmeldungen (tracking). Ständig kommen neue hinzu.

Peppol bildet also den gesamten Beschaffungsprozess ab und ist nicht nur auf die Rechnung (eInvoice) beschränkt, auch wenn dies im Moment der bekannteste Teilbereich ist. Hierfür wurde die EU-Norm EN16931 umgesetzt, die alle verpflichtenden und optionalen Elemente in einem semantischen Datenmodell definiert. Die deutsche Ausprägung heißt XRechnung.

Das Besondere: das eDelivery-Netzwerk

Peppol definiert auch den Transportweg der Dokumente (das eDelivery-Netzwerk), was bei klassischen EDI-Normen nicht der Fall war. Da musste man sich immer bilateral abstimmen, wie man die Daten von A nach B bekommt.

Die Teilnehmer registrieren sich und erhalten eine eindeutige Peppol-ID. Über die Access Points (AP) wird sowohl dem Sender als auch dem Empfänger der Zugang zum Netzwerk und gleichzeitig auch zu allen anderen registrierten Teilnehmern gewährt. Damit sind bilaterale Verbindungen und ein umständlicher Punkt-zu-Punkt-Nachrichten-Austausch nicht mehr notwendig. Unabhängig davon, über welchen Access Point das Einwählen geschieht, werden immer alle Teilnehmer direkt erreicht, so dass eine direkte Kommunikation zwischen Lieferanten und Kunden, zwischen Unternehmen und Regierungsstellen mit minimalem Aufwand funktionieren wird. Das vereinfacht den Onboarding-Prozess immens. Jeder Teilnehmer kann durch die Registrierung bei einem einzigen Peppol Certified Service Provider, wie z.B. dem EDICENTER, seine Dokumente mit jedem anderen Teilnehmer unkompliziert und sicher austauschen.

2019 wurde das zuvor bestehende Akronym zur Marke „Peppol“ und ist heute nicht mehr nur auf den europäischen Raum begrenzt, sondern wird weltweit genutzt. Die zuvor auferlegten Beschränkungen wurden aufgehoben, so dass auch Länder außerhalb der EU im Netzwerk aktiv sind.

Wie ist das Peppol-Netzwerk aufgebaut und was ist ein Peppol Access Point?

Jedes teilnehmende Land gründet eine lokale Peppol-Authority, dass der nationale Ansprechpartner für die Peppol Access Points vor Ort ist. Die Authority definiert auch für eventuelle länderspezifische Regelungen zuständig.

Ein Peppol Access Point wird immer von einem Peppol Certified Service Provider bereitgestellt, der einen qualifizierten und sicheren Zugang ins Netzwerk ermöglicht.

Das 4-corner Modell von Peppol

Die registrierten Parteien kommunizieren über das so genannte 4-Corner-Modell, bei dem Empfänger und Sender die beiden oberen Ecken und die Peppol Access Points des Senders und des Empfängers die beiden unteren Ecken einnehmen. Wenn der Absender ein Dokument über Peppol sendet, wählt er die Peppol-ID des Empfängers aus und verbindet sich über das eDelivery-Netzwerk mit seinem AP (corner #2, z.B. das EDICENTER). Alles Weitere läuft dann automatisch. Der Sender muss nicht wissen, an welchen AP (corner #3) der Empfänger angebunden ist. Darum kümmern sie die AP untereinander bzw. das eDelivery-Netzwerk selbst.

4-corner-model-peppol

Wenn der Sender das E-Dokument an den Access Point seiner Wahl geschickt hat, wird dieses also automatisch an den Access Point des Geschäftspartners übermittelt, wo der Empfänger auf das Dokument zugreifen kann.

Was ist die Peppol-ID?

Die Peppol-ID ist eine weltweit eindeutige Kennung aller Teilnehmer (Sender und Empfänger), vergleichbar mit der Funktion einer Telefonnummer. Um eine Peppol-ID zu erhalten, müssen sich Unternehmen bei dem von Ihnen bevorzugten Anbieter registrieren. Für die Erstellung der ID nutzt Peppol ein Verbundsystem für eindeutige Identifikationen auf der Basis des ISO 15459-Formatschemas. Jede Peppol ID setzt sich aus einem IAC (Issuing Agency Code) und einem von dieser Agentur ausgegebenen Code zusammen. So können viele bereits bestehende Nummernsystem zum Einsatz kommen, z.B. die GLN (ausgegeben von der IAC „GS1“) oder die Umsatzsteuer-ID (VAT-ID, ausgegeben von Finanzbehörden).

Die Vorteile von Peppol im Überblick

Bevor es Peppol gab, waren die Geschäftsprozesse für Anbieter und Kunden deutlich komplizierter, da es keine einheitlichen Standards gab und unterschiedliche Rechtsgrundlagen beachtet werden mussten. Das Peppol-Netzwerk stellt nun die entscheidende Schnittstelle dar, um diese Schwierigkeiten zu überwinden und hat den Austausch zwischen den Unternehmen der verschiedensten Branchen deutlich vereinfacht und standardisiert. Geschaffen ist eine vollständig automatisierte Infrastruktur für das E-Invoicing zwischen öffentlichen Auftragsgebern und Unternehmen, wodurch die Organisation in öffentlichen Bereichen deutlich beschleunigt ist.

Die Vorteile von Peppol sind:

  • Hohe Effizienz: Die Übermittlung von Rechnungen über Peppol ist benutzerfreundlich und unkompliziert und erfolgt direkt über die Schnittstelle an das ERP-System. Rechnungen können, sind sie einmal ausgestellt worden, mit wenigen Klicks im eigenen ERP-System versandt werden. Unterstützt werden die medienbruchfreie Abwicklung und der Massenexport.
  • Standardisierter Rechnungsaustausch in Echtzeit: Peppol bietet eine einheitliche Lösung für den elektronischen Austausch zwischen öffentlichen Auftraggebern, Behörden, Dienstleistern und Unternehmen. Die Zustellung und der Empfang erfolgen nahezu in Echtzeit, mit der dazugehörigen Empfangsbestätigung.
  • Zentrale Erreichbarkeit: Alle registrierten Mitglieder und Geschäftspartner sind zentral über das Netzwerk erreichbar.
  • Hohe Sicherheit: Das Peppol Netzwerk ermöglicht höchste Sicherheitsstandards und das Einhalten des Datenschutzes beim Versand.
  • Kosteneinsparung: Die Zustellung der Beschaffungsdokumente erfolgt sofort, so dass sich der Zeitraum bis zur Begleichung der Rechnung verkürzt. Das verbessert den gesamten Cashflow.
  • Internationaler Versand: Elektronische Dokumente und Rechnungen können über Peppol weltweit verschickt werden und erreichen alle Organisationen, die innerhalb des Projekts zusammenarbeiten und Mitglieder des Netzwerks sind. Gleichzeitig sind die Standards verpflichtend.

Professionelle Umsetzung von XRechnung und Peppol

Müssen auch Sie rechtskonforme elektronische Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen verschicken und suchen Sie hierfür nach einem zuverlässigen Dienstleister, der Sie dabei unterstützt? Dann sind Sie bei uns genau richtig!

In jedem Land gibt es eine so genannte „Peppol Authority“. In Deutschland ist das die „Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT)“. Dort ist das EDICENTER registriert. Denn wir sind seit 2021 ein Peppol Certified Service Provider.

Unsere Kunden können über uns ihre Dokumente wie Bestellungen, Rechnungen etc. nach Peppol-Standards national, aber auch international, schnell und sicher austauschen.

Rufen Sie uns unter der Telefonnummer +49 (0)821-246590 an oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de. Wir unterstützen Sie auf dem Weg zur sicheren und Peppol-konformen Dokumentenübertragung an alle Behörden und öffentlichen Auftraggeber in der EU!

Rufen Sie uns unter der Telefonnummer +49 (0)821-246590 an oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de. Wir unterstützen Sie auf dem Weg zur sicheren und Peppol-konformen Dokumentenübertragung an alle Behörden und öffentlichen Auftraggeber in der EU!

Peppol und XRechnung auf einen Blick