EDI-Dateibereitstellung für Archivierungszwecke

Unsere EDI-Dateibereitstellung für Archivierungszwecke können Sie als optionale Leistung zur monatlichen Flatrate dazubuchen.

Hintergrund

Die Thematik lässt sich anhand einer Rechnung veranschaulichen: Beim klassischen EDI-Datenaustausch konvertieren wir Ihre Dateien in das Format Ihres Geschäftspartners (z.B. EDIFACT INVOIC), bevor wir sie versenden. Daher haben Sie grundsätzlich keinen Zugriff auf die Rechnung in dem Ziel-Format, wie sie Ihr Partner tatsächlich erhält. Beim Empfang von EDI-Dateien (z.B. EDIFACT ORDERS) gilt das gleiche Prinzip, nur umgekehrt: Sie erhalten die Dateien in Ihrem Format und haben keinen Zugriff auf die Bestellung im Quell-Format, wie sie Ihr Partner ursprünglich an uns versendet hat.

Beides kann jedoch hinsichtlich gesetzlicher Aufbewahrungspflichten relevant sein!

Unsere Lösung

Wir richten auf unserem (S)FTP-Server einen Ordner für Sie ein, in welchem wir Ihnen alle für Sie verarbeiteten Dateien, jeweils im Quell- und Zielformat, bereitstellen. Ihre Aufgabe ist es nun lediglich, diese Dateien von unserem Server regelmäßig, am besten täglich herunterzuladen (z.B. mit dem EDI-Connector) und sie in Ihrem Hause aufzubewahren. Wir halten Sie auf dem Server 30 Tage für Sie bereit. Eine langfristige Aufbewahrung im Hause EDICENTER findet nicht statt!

Einmal gebucht, gilt die EDI-Dateibereitstellung für Archivierungszwecke übrigens für alle Ihre Geschäftspartner.

Gesetzliche Grundlagen

Zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente gibt es eine Reihe einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen, so z.B. die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (RSVO), die Schweizer Mehrwertsteuerverordnung oder das deutsche Umsatzsteuergesetz samt den Ausführungsbestimmungen der GoBD (früher GDPdU). Wir können und wollen an dieser Stelle keinen allgemein gültigen Rat geben, welche rechtlichen (und damit auch technischen) Anforderungen in Ihrem konkreten Fall für die Aufbewahrung der Belege zu erfüllen sind. Bitte stimmen Sie das in jedem Fall mit Ihren Steuerberatern bzw. den für Sie zuständigen Behörden ab. Das EDICENTER stellt Ihnen die Daten zur Verfügung, die korrekte Aufbewahrung unterliegt Ihrer Verantwortung.

Nicht nur für den Steuerprüfer!

Damit Sie mit den archivierten EDIFACT-Dateien auch etwas anfangen können, haben wir für Sie den pfiffigen eInvoice-Viewer für EDIFACT entwickelt. Damit lassen sich die Dateien in einer menschenlesbaren Form darstellen.

Tipp: Revisionssicheres Archivieren

Wenn Sie die in Ihrem Hause aufbewahrten EDI-Dateien professionell archivieren, sie also nicht nur auf Ihrer Festplatte ablegen, sondern revisionssicher speichern und mit vielfältigen Such- und Verknüpfungsmöglichkeiten versehen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Hard- und Software, auch Dokumentenarchiv genannt.