Was ist UBL?

UBL steht als Abkürzung für Universal Business Language und ist eine Sammlung von standardisierten XML-basierten Geschäftsdokumenten, die 2003 von OASIS (Organisation zur Förderung von Standards für strukturierte Informationen) entwickelt wurde.

Am häufigsten wird UBL in folgenden Bereichen eingesetzt: elektronische Beschaffung, internationaler Handel und Transport, zum Beispiel für die Rechnungserstellung oder Bestellformulare, Übermittlung von Preislisten oder Produktkatalogen. Breite Anwendung bekam UBL auch als empfohlener Dokumentenstandard zum Datenaustausch über PEPPOL.

Übrigens: Auch das EDICENTER ist Certified Peppol Service Provider.

Technisch gesehen verwendet UBL eine XML-Struktur für die Datenübertragung. Das ermöglicht den Nutzern, ihre Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine etc. als strukturierte Daten automatisiert an andere Nutzer zu übergeben und dort verarbeiten zu lassen.

Die Vorteile der Verwendung von UBL im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung liegen somit auf der Hand. Sie können zum Beispiel Ihre Geschäftsprozesse leicht vereinfachen und automatisieren, die Bearbeitungszeit und die Fehlerquoten im Vergleich zur manuellen Verarbeitung deutlich reduzieren sowie auch die festgelegten gesetzlichen Anforderungen für die Rechnungsstellung einhalten.

Haben Sie Fragen zur Verwendung von UBL oder elektronischen Rechnungsstellung? Wir helfen Ihnen gerne weiter!

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E-Invoicing in Brasilien

Brasilien gehört neben Mexiko und Chile zu einem den größten Ausstellern von E-Invoice in Lateinamerika. Aber auch weltweit ist es Vorreiter bei der Einführung des Modells. Denn bereits 2005 hat das Land die Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtend eingeführt, die seitdem den Behörden nicht nur eine genauere Kontrolle der finanziellen Transaktionen ermöglicht, sondern auch zur Bekämpfung des Steuerbetruges eingesetzt wird.

In Brasilien sind bereits alle Steuerzahler zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet. Je nach Art des zur Abrechnung stehenden Objektes existieren verschiedene Rechnungsformate, z.B. für den Transport – CT-e, für die Dienstleistungen – NFS-e, für die Waren – NF-e, für die Stromversorgung – NF3e etc. Diese Dokumente müssen nach dem brasilianischen Steuerrecht fünf Jahre elektronisch archiviert werden.

Das Besondere ist dabei, dass die Unternehmen bereits vor dem Produktversand (für NF-e und CT-e) die Ware bei der zuständigen Steuerbehörde deklarieren müssen, um dafür einen Autorisierungscode zu erhalten, der dann auf der E-Rechnung sichtbar aufgedruckt werden muss. Außerdem wird eine menschenlesbare PDF-Version davon benötigt, die als Begleitdokument für den Warenversand dienen soll. Im Anschluss muss noch der Warenempfänger der Steuerbehörde den Erhalt der Ware bestätigen. Eine Besonderheit gibt es bei Dienstleistungen: Anders als bei Waren übernimmt hier die jeweilige Gemeinde (Prefeitura) die steuerliche Kontrolle.

Möchten Sie mehr darüber erfahren? Rufen Sie uns einfach unter der Telefonnummer +49 (0)821 24659-0 an oder schreiben Sie uns eine E-Mail an info@edicenter.de.

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Die häufigsten Kundenfragen an uns als EDI-Provider

Können Sie auch alle unsere Geschäftspartner anbinden?

In den letzten 25 Jahren konnten wir bereits zahlreiche EDI-Anbindungen realisieren und verfügen heute über ein breites EDI-Partner-Netzwerk. Egal aus welchem Bereich oder Land Ihr Geschäftspartner kommt oder was für ein EDI-Format Sie benötigen – wir verbinden jeden. Hier finden Sie eine kleine Auswahl an realisierten Projekten.

Können Sie unsere elektronische Rechnung auch an ausländische Behörden schicken?

Ja, das ist möglich. Wir sind ein offizielles Peppol-Mitglied und ein certified Peppol Access Point. Unsere Kunden können über uns ihre Dokumente nach Peppol-Standards mit den jeweiligen Behörden national, aber auch europaweit, schnell und sicher austauschen.

Wir verkaufen auf dem Online-Marktplatz und benötigen eine API-Anbindung, um unsere Daten austauschen zu können? Können Sie uns dabei unterstützen?

Ja, das ist mit unserem RAFE-Konzept realisierbar. REST API for EDI (kurz RAFE) ist ein Konzept, dass Ihnen die volle Integration der immer populärer werdenden Webservices in Ihre EDI-Prozesse ermöglicht. Sie kommunizieren also nicht mit zig Webservern Ihrer Kunden, die alle ganz unterschiedlich ticken, sondern ausschließlich mit dem EDICENTER. Der Rest läuft dann im Hintergrund, in unserem Rechenzentrum.

Wir benötigen eine digitale Signatur unserer EDIFACT-INVOIC Nachricht für Spanien. Können Sie das?

Bereits seit 2014 bieten wir unseren Kunden die digitalen Signaturen von EDIFACT-INVOIC für spanische Rechnungsempfänger, z.B. Carrefour etc.

Haben Sie Fragen zur EDI-Anbindung? Möchten Sie mehr über unser EDI-Partner-Netzwerk erfahren? Dann rufen Sie uns unter 0821 24659-0 an oder schreiben Sie uns an info@edicenter.de.

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EDI-Dateibereitstellung für Archivierungszwecke

Unsere EDI-Dateibereitstellung für Archivierungszwecke können Sie als optionale Leistung zur monatlichen Flatrate dazubuchen.

Funktionsweise

Wir richten auf unserem (S)FTP-Server einen Ordner „ARCHIV“ ein. Jedes Mal, wenn wir in Ihrem Auftrag eine EDIFACT-Datei (oder ein anderes Format) erzeugen, übermitteln wir diese nicht nur Ihrem EDI-Partner, sondern stellen sie auch für Sie zur Abholung bereit (Ordner ARCHIV/OUT).

Analog verfahren wir mit allen Dateien, die wir in Ihrem Namen empfangen: Wir konvertieren sie wie gewohnt, legen aber parallel dazu die unveränderte Original-Datei, also so wie wir sie von Ihrem EDI-Partner übermittelt erhalten haben, im Ordner ARCHIV/IN zur Abholung bereit.

Ihre Aufgabe ist es nun lediglich, diese Archiv-Daten von unserem Server täglich herunterzuladen (z.B. mit dem EDI-Connector) und sie in Ihrem Hause aufzubewahren. Eine längere Aufbewahrung im Hause EDICENTER findet nicht statt! Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst und löschen alle Ihre EDI-Dateien in der Regel innerhalb eines Zeitraums von zehn Tagen.

Die Archivierung können Sie grundsätzlich nur für alle Ihre EDI-Partner bestellen, also nicht für einzelne. Die Monatsgebühr variiert deshalb mit der Anzahl Ihrer EDI-Partner und passt sich bei der Registrierung neuer oder der Kündigung bestehender Partner automatisch entsprechend nach oben oder unten an.

Gesetzliche Grundlagen

Zur Aufbewahrung elektronischer Dokumente gibt es eine Reihe einschlägiger gesetzlicher Bestimmungen, so z.B. die österreichische Registrierkassensicherheitsverordnung (RSVO), die Schweizer Mehrwertsteuerverordnung oder das deutsche Umsatzsteuergesetz samt den Ausführungsbestimmungen der GoBD (früher GDPdU). Wir können und wollen an dieser Stelle keinen allgemein gültigen Rat geben, welche rechtlichen (und damit auch technischen) Anforderungen in Ihrem konkreten Fall für die Aufbewahrung der Belege zu erfüllen sind. Bitte stimmen Sie das in jedem Fall mit Ihren Steuerberatern bzw. den für Sie zuständigen Behörden ab. Das EDICENTER stellt Ihnen die Daten zur Verfügung, die korrekte Aufbewahrung unterliegt Ihrer Verantwortung.

Nicht nur für den Steuerprüfer!

Damit Sie mit den archivierten EDIFACT-Dateien auch etwas anfangen können, haben wir für Sie den pfiffigen INVOIC-Viewer entwickelt. Unsere EDI-Archiv-Kunden bekommen ihn kostenlos zur Verfügung gestellt.

Option: Revisionssicheres Archivieren

Wenn Sie die in Ihrem Hause aufbewahrten EDI-Dateien professionell archivieren, sie also nicht nur auf Ihrer Festplatte ablegen, sondern revisionssicher speichern und mit vielfältigen Such- und Verknüpfungsmöglichkeiten versehen möchten, benötigen Sie eine entsprechende Hard- und Software, auch Dokumentenarchiv genannt.

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Optimierung der Leistung auf den Marktplätzen durch den Einsatz von EDI

Die enormen Plattformreichweiten, vorhandene Infrastruktur, Internationalisierung – das sind nur einige Vorteile, die die großen Marktplätze bieten können. Deswegen ist auch das Interesse der Händler groß, eine Produktlistung bei Amazon & Co. zu bekommen und somit einen wichtigen Vertriebskanal für das eigene Unternehmen zu gewinnen.

Der Datenaustausch zwischen Händler und Marktplatz erfolgt meist vollautomatisch über die vordefinierten Schnittstellen, z.B. mittels EDI-Verfahren. In unserer Grafik erfahren Sie mehr über Ihre Vorteile des Einsatzes von EDI.

Für den professionellen Betrieb eines eigenen Stores bei Marketplace-Anbietern ist eine API-Integration ein Muss, meist in Form einer REST API. Unser Produkt RAFE – REST API for EDI – ist hierfür die ideale Lösung.

Sie haben Fragen dazu? Wir unterstützen Sie gerne dabei.

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Edicenter und Gesundheit

Das EDICENTER bietet ein modernes Gesundheitsprogramm an

Die Ärztin Irina Hacker hat in unserem Auftrag folgendes Programm erarbeitet:

Beratung unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zur allgemeinen Vermeidung von Mangel- und Fehlernährung sowie Vermeidung und Reduzierung von Übergewicht; dazu regelmäßige Überprüfung entscheidender Parameter mit einer Körperanalyse-Waage: Gewicht, Muskelmasse, Körperfett etc.

Die Beratung und regelmäßige Überprüfung findet außerhalb der Arbeitszeit statt, in der Regel um 8 Uhr bzw. nach Vereinbarung. Die Kosten übernimmt das EDICENTER.

Irina Hacker Ernährungsberatung, Ärztin

Kontakt:

Irina Hacker
irina@herbabest.de
Tel. 0821-813174


 https://www.facebook.com/vitaltreffneusaess/

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Jahreswechsel und die Top-Themen 2022

Im Dezember ist es wieder an der Zeit, das Fazit aus dem laufenden Jahr zu ziehen und die gewonnenen Erkenntnisse in der Planung für das neue Jahr zu berücksichtigen. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Themen uns und unsere Kunden in 2022 besonders beschäftigt haben.

Ein wichtiges Thema für viele Unternehmen war in diesem Jahr die rechtskonforme Umsetzung von XRechnung und Peppol. Denn diese Form der elektronischen Rechnung ist mittlerweile nicht nur in Deutschland relevant, sondern in ganz Europa und darüber hinaus (Singapur, Japan …). Immer mehr Länder führen die neuen eInvoice-Formate für die Rechnungsausstellung verpflichtend ein. Die zahlreichen Unternehmen müssen sich nun mit den rechtlichen Anforderungen auseinandersetzen, um ihre Dokumente schnell, sicher und rechtskonform austauschen zu können. Dabei ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Dienstleister, der Sie dabei unterstützt, besonders wichtig.

Wir sind ein offizielles Peppol-Mitglied und seit 2021 ein Certified Peppol Service Provider. Unsere Kunden können über uns ihre Dokumente nach Peppol-Standards mit den jeweiligen Behörden national, aber auch international, schnell und sicher austauschen.

Das Thema REST API und die Anbindung an Marketplaces war ein zweites Thema, das viele beschäftigt hat. Denn aktuell setzen viele Unternehmen verstärkt auf den Warenverkauf über die zahlreichen Marketplace-Anbieter wie Amazon etc. Spätestens dann benötigen die Händler eine Lösung für den automatisierten Datenaustausch. Jeder Marketplace-Anbieter verfügt jedoch in der Regel über eine eigene Schnittstelle (API) mit speziellen Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen.

Wenn auch Sie eine API-Anbindung an einen Marketplace-Anbieter benötigen, dann sollten Sie sich unbedingt mit dem Begriff RAFE auseinandersetzen. RAFE steht für REST API for EDI. Das ist ein Konzept, dass Ihnen die volle Integration der immer populärer werdenden Webservices in Ihre EDI-Prozesse ermöglicht. Wir haben dazu bereits zahlreiche Kundenprojekte umgesetzt und unterstützen gerne auch Ihr Unternehmen bei diesen neuen Herausforderungen.

Wir freuen uns auf jeden Fall jetzt schon auf viele spannende Projekte, die wir im kommenden Jahr zusammen angehen werden! Und heute wollen wir Ihnen einfach nur unsere Weihnachtsgrüße übermitteln. Wir wünschen Ihnen schöne Weihnachtszeit und ein erfolgreiches sowie gesundes neues Jahr 2023!

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EDI-Migration in 4 Schritten

Eine EDI-Migration ist meist ein sehr aufwendiger Prozess, der viel Zeit, finanzielle Mittel und ein erfahrenes Team erfordert. Denn es muss dabei nicht nur der aktuelle Status des vorherigen Systems in der neuen Umgebung wiederhergestellt werden, sondern es müssen auch alle beteiligten Akteure (Kunden, Partner, Lieferanten etc.) mit ihren unterschiedlichen Schnittstellen und Datenformaten im neuen System wieder fehlerfrei integriert werden.

Das EDICENTER hat seit vielen Jahren Erfahrung mit EDI-Migrationen und bietet ihren Kunden auf sie zugeschnittene EDI-Lösungen an, die das kostenintensive Betreiben eines veralteten Inhouse-EDI-Systems ablösen können und neue Chancen eröffnen. Sie möchten Ihren EDI-Anbieter oder Ihr EDI-System wechseln und benötigen Unterstützung?

So bereiten wir die Migration von Ihrem alten System auf die neue Umgebung vor:

  1. Vorbereitung
    Wir analysieren gemeinsam Ihr bestehendes System, die vorhandenen EDI-Prozesse, und erhalten somit eine Handlungsgrundlage, aus der sich die anstehenden Aufgaben ergeben.
  2. Migration
    Um Ihnen eine effiziente Datenmigration (möglichst ohne großen manuellen Aufwand) anbieten zu können, bereiten wir Ihnen eine Migrationsumgebung vor, die möglichst automatische Konvertierungen vom Alt- zum Neusystem ermöglichen.
  3. Testen
    In der Anfangsphase erfolgt die Datenverarbeitung zunächst parallel in beiden Systemen, um die Daten miteinander vergleichen zu können. Erst wenn die Daten vom neuen System fehlerfrei konvertiert und kommuniziert werden, erfolgt die vollständige Umstellung und damit die Abschaltung des Altsystems.
  4. GoLive
    Auch nach einer erfolgreichen Umstellung sind wir für Sie weiterhin da und unterstützen Sie bei all Ihren Fragen rund um EDI.
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Warum brauche ich einen EDI-Shop, wenn ich die Daten mit vielen Kunden bereits per EDI austausche?

Der Beschaffungsprozess in großen Unternehmen ist in der Regel sehr umfangreich und benötigt den Einsatz vieler Ressourcen. Nicht nur die Artikelsuche bei verschiedenen Lieferanten kostet viel Zeit. Es entstehen dabei oft viele zusätzliche Anfragen bei den Lieferanten (z.B. zu Verfügbarkeit, Lieferzeit etc.), die unnötig Zeit kosten. Der gesamte Einkaufsprozess ist nicht übersichtlich, es kann außerdem oft zur Fehlerfassung kommen.

Mit dem EDI-Shop binden Sie dagegen alle Ihre EDI-fähigen Lieferanten in einem einzigen System an. Der Einkaufsprozess ist dann so einfach wie Online-Shopping, und dennoch bekommt jeder Lieferant eine EDI-Bestellung in seinem bevorzugten Format.

Sie sparen Zeit, sorgen für die Übersichtlichkeit Ihrer Einkaufsprozesse und für hohe Datenqualität – und können sogar Ihre wiederkehrenden Bestellvorgänge standardisieren.

Der EDI-Shop ist außerdem benutzerfreundlich und bietet eine gute Kauferfahrung, da es viele zusätzliche Informationen sowohl zum Produkt, als auch zur Auftragshistorie oder Rechnungen beinhaltet. Damit können Sie Ihre Beschaffungsprozesse deutlich optimieren.

Der EDI-Shop ist also die perfekte Kombination aus EDI und E-Commerce.

Sind Sie interessiert? Dann holen Sie sich doch jetzt ein kostenloses Demo-Account hier.

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Warum EDICENTER?

Der elektronische Datenaustausch dient dazu, das Unternehmen dabei zu unterstützen, seine Geschäftsprozesse zu optimieren und immer mehr zu automatisieren. Die absolute Zuverlässigkeit des EDI-Providers ist dabei das A und O.

Auf dem Markt gibt es allerdings eine Vielzahl an EDI-Anbietern und die Unterschiede in ihren Geschäftsmodellen scheinen auf den ersten Blick gering zu sein. Was sind die wichtigsten Kriterien bei der Wahl des Partners? Worauf müssen Sie unbedingt achten? In diesem Beitrag erfahren Sie außerdem, warum das EDICENTER Ihr zuverlässiger EDI-Anbieter ist.

7 gute Gründe für Ihren zuverlässigen EDI-Anbieter

1. Erfahrung
Wir sind bereits seit 25 Jahren auf dem Markt und betreuen erfolgreich zahlreiche Kunden aus Handel, Industrie und Logistik

2. (Internationale) Vernetzung
Wir verfügen über ein ständig wachsendes Roaming-Netz und zertifizierte Interconnects zu weltweiten VAN’s wie OpenText, DXC oder editel

3. EDI-Fähigkeit mit Behörden
Wir sind Certified Peppol Service Provider

4. Zuverlässigkeit und Ausfallsicherheit von Systemen
– Unser Kommunikationsserver hat 24/7-Verfügbarkeit in der Colocation des regionalen Energieversorgers LEW
– Wir verfügen über ein zusätzliches Notfall-RZ als Backup direkt in unserem Haus, mit USV, Notstromaggregat und mehreren physikalisch getrennten Internetanbindungen (Glasfaser von den LEW und Kupfer von der Deutschen Telekom)

5. Support
– Unser Kern-Support-Team ist mehrfach personell abgesichert
– Wir bieten Support aus erfahrenen Mitarbeitern, die persönlich für Sie da sind
– Wir haben ausgefeilte und erprobte Notfallpläne

6. Reaktionsfähigkeit bei Störungen
– Wir setzen auf 24/7-Überwachung aller Systeme: Im Ernstfall greifen unsere Mitarbeiter direkt vor Ort manuell ein
– Notfallpläne für nahezu alle denkbaren Szenarien sehen eine Wiederherstellung bei Totalausfall innerhalb von ca. einer Stunde vor

7. Datensicherheit
– Firewalls, eine DMZ und weitere technische Maßnahmen sind bei uns selbstverständlich
– Wir haben spezielle Zugangskontrollen und eindeutige Regeln für den Umgang mit Daten

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