In der heutigen digitalisierten Geschäftswelt erwarten Kunden, Lieferanten und Partner eine effiziente, fehlerfreie und schnelle Datenübermittlung. Der elektronische Datenaustausch (EDI) ist ein zentraler Bestandteil dieser Entwicklung. Doch nicht jedes Unternehmen ist automatisch EDI-fähig.
In diesem Beitrag erläutern wir, was EDI-Fähigkeit bedeutet, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen und wie ein EDI-Provider wie EDICENTER bei der Umsetzung unterstützt.
Was bedeutet EDI-Fähigkeit?
Unter EDI-Fähigkeit versteht man die technische und organisatorische Fähigkeit eines Unternehmens, strukturierte Geschäftsdokumente – etwa Bestellungen, Lieferscheine oder Rechnungen – elektronisch mit Geschäftspartnern auszutauschen. Dabei kommen standardisierte Datenformate wie EDIFACT, ANSI X12, XRechnung, weitere XML-Formate oder ZUGFeRD zum Einsatz.
Die Kommunikation erfolgt über definierte Übertragungswege (z. B. AS2, SFTP oder Peppol) und ermöglicht die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdaten, ohne manuelles Eingreifen.
Um EDI erfolgreich einzuführen und zu betreiben, sind bestimmte technische und organisatorische Voraussetzungen erforderlich:
- Kompatibles ERP-System: Das ERP-System muss EDI-fähig sein bzw. durch Schnittstellen erweitert werden können. Das EDICENTER hat in mehr als 25 Jahre bereits sehr viele Schnittstellen und Konnektoren zu ERP-Systemen „gebaut“, Beispiele zu ERP-Integrationen finden Sie hier.
- Kommunikationsinfrastruktur: Sichere Datenübertragung über gängige Protokolle (z. B. AS2, SFTP, OFTP2, API, Peppol).
- Mapping-Fähigkeit: Konvertierung zwischen internen Datenstrukturen und den vom Partner geforderten EDI-Formaten.
- Interne Prozesse: Klare Abläufe zur Integration von EDI in die Geschäftsprozesse.
- Personelle Ressourcen: Know-how für EDI-Projekte oder ein externer Partner zur Unterstützung.
Warum ist EDI-Fähigkeit wichtig?
Die EDI-Fähigkeit eines Unternehmens bietet eine Vielzahl von Vorteilen:
- Erfüllung von Kundenanforderungen, z. B. bei der Zusammenarbeit mit Großkonzernen oder dem öffentlichen Sektor
- Erfüllung von rechtlichen Vorgaben und Normen, z. B. bzgl. der E-Rechnung gemäß EN 16931.
- Effizienzsteigerung durch automatisierte Abläufe
- Fehlerreduktion in Vergleich zur manuellen Datenerfassung
- Schnellere Abwicklung von Bestellungen und Rechnungen
- Kostenersparnis durch reduzierte Papier- und Versandkosten
Viele Auftraggeber setzen EDI-Fähigkeit heute als Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit voraus.
Wie wird Ihr Unternehmen EDI-fähig und wie unterstützen wie Sie dabei?
Die Einführung von EDI erfolgt in mehreren Schritten:
- Bedarfsanalyse: Welche Geschäftsprozesse sollen über EDI abgebildet werden?
- Auswahl des geeigneten EDI-Standards je nach Branche und Partneranforderung
- Integration in bestehende IT-Systeme, insbesondere ERP
- Testphase mit Pilotpartnern, um Datenflüsse zu validieren
- Rollout und kontinuierliche Betreuung
Hierbei ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen EDI-Dienstleister empfehlenswert. Ein externer EDI-Service-Provider, der unbedingt auch Peppol Certified Service Providers sein sollte, unterstützt Unternehmen dabei, EDI-Fähigkeit effizient umzusetzen. Zu den typischen Leistungen gehören:
- Beratung und Planung der EDI-Strategie
- Technische Umsetzung inklusive Mapping, Schnittstellen und Kommunikation
- Onboarding von Partnern inklusive Tests und Zertifizierung
- Betrieb und Überwachung der Datenflüsse
- Support und Weiterentwicklung bei neuen Anforderungen
Die Auslagerung dieser Aufgaben entlastet interne IT-Ressourcen und verkürzt die Projektlaufzeit erheblich.
EDI-Fähigkeit ist heute ein entscheidender Erfolgsfaktor für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren und ihre Geschäftskommunikation zukunftsfähig gestalten wollen. Ein kompetenter EDI-Service-Provider kann dabei maßgeblich unterstützen – von der Beratung über die technische Umsetzung bis hin zum laufenden Betrieb.
