Die Uhr tickt. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen im strukturierten Format ausstellen. Diese Checkliste zeigt Ihnen, wo Sie stehen und was noch zu tun ist.
Was steckt hinter der E-Rechnungspflicht?
Mit dem Wachstumschancengesetz vom März 2024 hat Deutschland die Grundlage für die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich geschaffen. Das Ziel: mehr Transparenz, weniger Steuerbetrug und die Vorbereitung auf das europäische Meldesystem ViDA (VAT in the Digital Age).
Wichtig: Eine PDF-Rechnung per E-Mail gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es wird ein strukturiertes, maschinenlesbares Format verlangt – konkret XRechnung und ZUGFeRD.
Die Übergangsfristen im Überblick
Seit 01.01.2025 – Empfangspflicht für alle Unternehmen – Sie müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
Ab 01.01.2027 – Unternehmen mit Jahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen.
Ab 01.01.2028 – Vollständige E-Rechnungs-Pflicht für alle.
Die Checkliste: 6 Bereiche, die Sie jetzt prüfen sollten
Empfang & Verarbeitung
- [ ] Mein Unternehmen kann E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD empfangen
- [ ] Eingehende E-Rechnungen werden automatisch in mein ERP- oder Buchhaltungssystem eingelesen
- [ ] Es gibt einen definierten Prozess für die Prüfung und Freigabe eingehender E-Rechnungen
- [ ] Mein Team weiß, was zu tun ist, wenn eine E-Rechnung fehlerhaft oder unvollständig ist
Hinweis: Die Empfangspflicht gilt bereits seit Januar 2025. Wenn Sie hier noch Lücken haben, besteht akuter Handlungsbedarf.
Ausstellung & Versand
- [ ] Mein System kann Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD erzeugen
- [ ] Die erzeugten Rechnungen enthalten alle Pflichtfelder gemäß EN 16931 (einschließlich der Leitweg-ID im Falle eines öffentlichen Auftraggebers)
- [ ] Es gibt einen automatisierten Versandweg – E-Mail, Peppol-Netzwerk und/oder direkter Systemaustausch/API
- [ ] Der Versandprozess ist dokumentiert und auditierbar
ERP- und Systemintegration
- [ ] Mein ERP-System (SAP, Microsoft Dynamics, DATEV o.ä.) unterstützt die aktuellen E-Rechnungsformate
- [ ] Die Schnittstellen zu Lieferanten und Kunden sind auf E-Rechnung umgestellt oder in Vorbereitung
- [ ] Ich weiß, welche meiner Geschäftspartner bereits auf E-Rechnung umgestellt haben
- [ ] Für Geschäftspartner ohne eigenes System habe ich eine WebEDI- oder Portal-Lösung eingeplant
Archivierung & Compliance
- [ ] Eingehende und ausgehende E-Rechnungen werden GoBD-konform und revisionssicher archiviert
- [ ] Die Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren ist systemseitig sichergestellt
- [ ] Das strukturierte XML-Format bleibt über die gesamte Aufbewahrungsdauer erhalten – nicht nur die PDF-Darstellung
- [ ] Es gibt klare Zuständigkeiten für Compliance und Prüfungsbereitschaft
Organisation & Mitarbeiter
- [ ] Buchhaltung, Einkauf und IT kennen die neuen Anforderungen und ihre jeweiligen Rollen
- [ ] Es gibt eine interne Ansprechperson oder ein Projektteam für die Umstellung
- [ ] Lieferanten und Kunden wurden informiert und bei Bedarf unterstützt
- [ ] Es gibt einen Notfallprozess für den Fall, dass ein System ausfällt oder eine Rechnung nicht verarbeitet werden kann
Zukunftssicherheit
- [ ] Ich habe die Entwicklungen rund um ViDA (EU-weites digitales Meldesystem) auf dem Radar
- [ ] Meine Lösung ist auf zukünftige Formatversionen (z.B. ZUGFeRD 3.0) erweiterbar
- [ ] Bei grenzüberschreitendem Handel: Ich kenne die E-Rechnungsanforderungen meiner Zielmärkte (Frankreich, Belgien, Polen etc.)
- [ ] Mein Anbieter oder internes System wird regelmäßig aktualisiert, um neue gesetzliche Anforderungen abzudecken
Ihr Ergebnis auf einen Blick
Mehr als 5 offene Punkte? Sie haben noch erheblichen Handlungsbedarf. Starten Sie jetzt mit einer Bestandsaufnahme Ihrer Systemlandschaft – und sprechen Sie mit unserem Team, bevor die Fristen näher rücken.
2–5 offene Punkte? Sie sind auf einem guten Weg, aber einzelne Lücken können im Ernstfall teuer werden. Priorisieren Sie die offenen Punkte und planen Sie die Umsetzung für die nächsten Monate.
Alles abgehakt? Glückwunsch – Ihr Unternehmen ist gut aufgestellt. Nutzen Sie die verbleibende Zeit, um Prozesse zu optimieren und Ihre Handelspartner bei der Umstellung zu unterstützen.
Die E-Rechnungspflicht ist kein bürokratisches Ärgernis, sondern eine Chance – für mehr Automatisierung, weniger manuelle Fehler und schnellere Zahlungsprozesse. Unternehmen, die jetzt investieren, werden langfristig effizienter arbeiten als ihre Mitbewerber.
